KUNDEcases
UBSBOLIG A/S
ubsbolig a/s win-win situation med automatisering
UBSBOLIG A/S er et administrationsfirma specialiseret i studieboliger samt klassiske ejendomsporteføljer, der servicerer både almene og private kunder. Med et bredt udvalg af tjenester hjælper UBSBOLIG A/S med alt fra vedligeholdelsesbudgetter og regnskaber til ind- og udflytninger, lejekontrakter og klagehåndtering. Denne type arbejde medfører naturligvis en masse papirarbejde. Meget af det papirarbejde, var indtil for nylig håndteret manuelt, hvilket var tidskrævende og ineffektivt. Men takket være Documendo er flere af disse processer nu automatiserede og gjort mere effektive.
Kristoffer Kristensen, ejendomsadministrator og faglig leder hos UBSBOLIG A/S, beskriver sin hverdag som varieret med en bred vifte af opgaver. En opgave der derimod altid vil have en plads i Kristoffers arbejde, er gennemgangen af det årlige studietjek, grundet UBSBOLIG A/S’ omfattende portefølje af studie- og ungdomsboliger. Kristoffers arbejde er også præget af perioder med høj aktivitet, især under ind- og udflytningsperioder. Dermed er det vigtigt at han kan bevare overblikket i disse perioder. Studietjek kunne hurtigt blive en travl periode da UBSBOLIG A/S administrerer over 3000 studie- og ungdomsboliger, hvor af Kristoffer personligt har ansvar for over 800 af dem.
“Det har givet mig mere overblik og tid til de mange opgaver jeg har sideløbende. Udover dette er der også en masse manuelt arbejde der er blevet løftet fra mine skuldre”
Win-win situation, med stor tilfredshed
“Det bedste ved at have integreret Documendo er det antal henvendelser vi ikke har fået. Rigtig mange studerende vil gerne have studietjekket ud af verdenen hurtigt. Førhen kunne der ligge 300 beskeder i min indbakke, dagen efter udsendelse. Nu tjekker der kun ca. 10-20 ind om dagen. Det er meget mere håndgribeligt og jeg kan dermed hurtigere og bedre servicere dem, der har brug for hjælp. Det har givet mig mere overblik og tid til de mange opgaver jeg har sideløbende. Udover dette er der også en masse manuelt arbejde der er blevet løftet fra mine skuldre. Nu er der langt færre henvendelser, og de studerende har nemmere ved at komme igennem studietjekket. At få integreret Documendos løsning har virkelig skabt en win-win situation. Der er tilfredshed både internt og hos vores kunder” udtaler Kristoffer.
Svar på studietjek med det samme
Tidligere var processen med studietjek omfattende og blev udført manuelt. Den involverede mailkorrespondance mellem UBSBOLIG A/S og de studerende, blev henvist til UBSBOLIG A/S’ hjemmeside for at finde det de skulle bruge. De studerende skulle førhen downloade, printe og udfylde dokumenter, hvor efter de så skulle underskrives og sendes tilbage til UBSBOLIG A/S. Den studerende fik typisk først svar måneder efter gennemført studietjek, og kunne derfor blive usikre på deres boligsituation. Hvilket var unødvendig stress for de studerende som i forvejen kunne være presset på deres studie. Denne proces var ikke kun tidskrævende, men også ressourceintensiv både for de studerende og for UBSBOLIG A/S.
Documendos løsning har imidlertid revolutioneret denne proces. Automatiserede påmindelser sendes ud, og UBSBOLIG A/S kan nu overvåge fremskridtet for hver enkelt studerende i et overskueligt system. Integrationen af digital signatur med MitID har også gjort processen mere sikker og effektiv. Digital signatur gør også livet nemmere for den studerende. Det betyder meget for dem at de ikke skal lede efter dokumenter, finde adgang til en printer og fysisk udfylde dokumenter, scanne dem ind igen og så sende tilbage til UBSBOLIG A/S. De fleste unge er vant til at bevæge sig rundt digitalt, og på den her måde gøres processen også kortere. Derudover får de studerende også svar med det samme og undgår at stresse over deres boligsituation.
“Det bliver nemmere for de studerende og de får svar med det samme om de er godkendt eller afvist. Det er også virkelig godt for vores brand, hvis det spreder sig på studiegangene hvor nemt studietjek er når det gøres med UBSBOLIG A/S”
Forbedret responsrate
Kristoffer bemærker en markant forbedring i responsraten fra de studerende efter implementeringen af Documendo. Den automatiserede proces har ikke kun frigjort tid og ressourcer, men har også forbedret serviceniveauet og reduceret antallet af henvendelser til Kristoffer. Sidste år var der over 31% af de 800, som Kristoffer administrerede der blev opsagt, grundet at de ikke fik færdiggjort deres studietjek i tide. Nu er det antal markant reduceret helt ned til 18%, der blev opsagt i år. Derudover kan Kristoffer også hurtigt og effektivt gennemgå alle studietjek digitalt og eksportere data til en overskuelig Excel rapport. En positiv forandring fra at arbejde i fysiske mapper.
“Det har virkelig hjulpet at den studerende ikke aktivt skal printe noget ud, det hele sker digitalt og er 1.000 gange nemmere. Med den samlede rapport får vi også kendskab til hvilket mix af studerende, der er på det enkelte kollegie. Det er interessant for os, men især for det enkelte kollegie, så de kan sikre den ønskede variation. Samtidig kan vi også holde øje med hvor mange der har modtaget vores mail og sat processen i gang, nu når det foregår digitalt. Det giver os mere indsigt og overblik. Det har virkelig været godt!” Siger Kristoffer
Ser flere muligheder med Documendo
Grundet UBSBOLIG A/S’ store portefølje er der mange ind og udflytninger hvert år, svarende til ca. 25% af alle de studieboliger de administrerer. Ved indflytning laves et udvidet studietjek stadig manuelt, men UBSBOLIG A/S har allerede besluttet også at digitalisere dette med Documendo.
”Det vil være et kæmpe plus at få de studerende bekendt med måden studietjek laves på digitalt, allerede fra start af. Så ved de præcis hvad de skal gøre næste gang og hvor nemt det er. Det vil kun øge responsraten yderligere fremover. Vi har fra starten set et stort potentiale med Documendo, men vil gerne implementere det gradvist. Vi startede med det årlige studietjek og er nu i gang med at implementere det til indflytning. Til næste år vil vi også bruge løsningen til at gennemføre en kontrol efter det årlige studietjek, hvor den studerende vil udfylde et udvidet studietjek. Det bliver rigtig sjovt at prøve, for så kan man virkelig spare sig selv for noget tid herinde.” siger Kristoffer.
Et samarbejde i at skabe en skræddersyet løsning
”Jeg har også virkelig været overrasket over, hvor lydhør Documendo har været over for vores ideer. Hele processen har derfor været et samarbejde om at tilpasse løsningen til vores behov. Documendo har været hurtige til at implementere vores ønsker, og skarpe til at forstå hvad det er vi internt har brug for, samt hvad vores kunder mangler. Der er nogle ting vi gerne vil have tilpasset til næste år, og Documendo har allerede leveret forskellige løsningsforslag. Vi er meget tilfredse.” udtaler Kristoffer.
UBSBOLIG A/S har fået bedre resultater, for mindre input ved at integrere Documendos løsning i deres forretning, og Kristoffer roser Documendo for deres lydhørhed og samarbejdsvilje i udviklingen af skræddersyede løsninger. Derfor kan UBSBOLIG A/S se potentialet i dybere integration af Documendo i fremtiden.
Med Documendo har UBSBOLIG A/S ikke kun opnået automatisering af deres arbejdsgange, men også kvalitet, effektivitet og øget arbejdsglæde. Samtidig er der blevet skabt stor værdi for deres kunder der også nyder godt af at deres studietjek er blevet langt nemmere at håndtere. Det gør en stor forskel for dem at de hverken skal bruge unødvendig tid eller ressourcer på at lave studietjek- alt kan gøres digitalt, i et intuitivt flow, på kortere tid.
KOM LET I GANG
MED DIN EGEN AUTOMATISERING
værdsat OG ANBEFALET AF
