Kundecase: UBSBOLIG

UBSBOLIG A/S er et administrationsfirma specialiseret i studieboliger samt klassiske ejendomsporteføljer, der servicerer både almene og private kunder. Med et bredt udvalg af tjenester hjælper UBSBOLIG A/S med alt fra vedligeholdelsesbudgetter og regnskaber til ind- og udflytninger, lejekontrakter og klagehåndtering. Denne type arbejde medfører naturligvis en masse papirarbejde. Meget af det papirarbejde, var indtil for nylig håndteret manuelt, hvilket var tidskrævende og ineffektivt. Men takket være Documendo er flere af disse processer nu automatiserede og gjort mere effektive.

Kristoffer Kristensen, ejendomsadministrator og faglig leder hos UBSBOLIG A/S, beskriver sin hverdag som varieret med en bred vifte af opgaver. En opgave der derimod altid vil have en plads i Kristoffers arbejde, er gennemgangen af det årlige studietjek, grundet UBSBOLIG A/S’ omfattende portefølje af studie- og ungdomsboliger. Kristoffers arbejde er også præget af perioder med høj aktivitet, især under ind- og udflytningsperioder. Dermed er det vigtigt at han kan bevare overblikket i disse perioder. Studietjek kunne hurtigt blive en travl periode da UBSBOLIG A/S administrerer over 3000 studie- og ungdomsboliger, hvor af Kristoffer personligt har ansvar for over 800 af dem.

Win-win situation, med stor tilfredshed

Det bedste ved at have integreret Documendo er det antal henvendelser vi ikke har fået. Rigtig mange studerende vil gerne have studietjekket ud af verdenen hurtigt. Førhen kunne der ligge 300 beskeder i min indbakke, dagen efter udsendelse. Nu tjekker der kun ca. 10-20 ind om dagen. Det er meget mere håndgribeligt og jeg kan dermed hurtigere og bedre servicere dem, der har brug for hjælp. Det har givet mig mere overblik og tid til de mange opgaver jeg har sideløbende. Udover dette er der også en masse manuelt arbejde der er blevet løftet fra mine skuldre. Nu er der langt færre henvendelser, og de studerende har nemmere ved at komme igennem studietjekket. At få integreret Documendos løsning har virkelig skabt en win-win situation. Der er tilfredshed både internt og hos vores kunder” udtaler Kristoffer.